Создание задач в Biletion Office

Функционал Задачи служит для автоматического выполнения повторяющихся действий, например:
- создание рейса,
- завершение рейса,
- отмена рейса.

Для настройки Задач перейдите в меню: Администрирование/Управление/Задачи.

Общие настройки задач:
1) Статус задачи: при установке галочки Активный задача выполняется с указанной периодичностью в указанное время.

2) Периодичность выполнения. Задается в графе Выполнять:


При выборе периодичности "по числам месяца" в открывшемся поле снизу необходимо через запятую указать числа, например: 1,4,7,10,13,16,19,22,25,28,31.
При выборе периодичности "по дням недели" в открывшемся поле снизу необходимо через запятую указать числа, соответствующие дням недели, например: 1,3,5. Такая запись соответствует записи: каждый понедельник, каждую среду и каждую пятницу.

3) Время выполнения задачи в формате ЧЧ:ММ (например 02:00).
Совет: время выполнения для всех задач устанавливайте в ночные часы, чтобы задачи выполнялись в часы минимальной нагрузки.

Задача Создание рейса


С помощью задач на создание рейса формируется расписание. В Biletion Office реализованы 2 типа задач для автоматического создания рейса:

- создание рейса (упрощенная форма с минимальными настройками);
- создание рейса с инициализацией (расширенная форма со всеми настройками рейса).


Задача Создание рейса


Для создания задачи в верхнем меню раздела Задачи нажмите кнопку Создать. Откроется окно редактирования задачи:

Задача.png

1. Введите название задачи. Рекомендуется в названии задачи для создания рейсов указывать маршрут и время начала рейса. Например, по названию "Москва-Казань 21:00" понятно, что задача создает рейсы по маршруту Москва-Казань, начинающиеся в 21:00.

2. Установите галочку в пункте Активный. 

3. В пункте Выполнять установите в какой(-ие) дни будет выполняться задача. 

4. Укажите время выполнения задачи. 

5. В графе Тип задачи из предложенного списка выберите пункт Создание рейса. В окне появятся новые поля:



6. Выберите маршрут.

7. Укажите тип сбора.

8. Укажите время начала рейса и время начала сбора (под сбором подразумевается сбор пассажиров по городу). Для большинства компаний время рейса и время начала сбора совпадает.

9. Укажите глубину бронирования. В указанном примере глубина бронирования - 30 дней. Это значит, что по этой задаче ежедневно в 02:00 будет создаваться один рейс Москва-Казань с выездом в 21:00 на дату через 30 дней от даты выполнения задачи. Например, 27 августа будет создан рейс на 26 сентября, 28 августа - на 27 сентября и так каждый день.

10. Отметьте галочками необходимые дополнительные настройки:
- Включить автоматическую рассылку СМС (имеется в виду стандартное смс-оповещение. Если вы хотите настроить другой тип оповещения, то создайте задачу на создание рейса с инициализацией)
- Включить автоматический обзвон
- Публикация на веб-сайте (а также в мобильных приложениях и в кабинете для агента)
- Включить автоматическую рассылку СМС по посылкам
- Не использовать бесплатные поездки.

11. Нажмите ОК.


Задача Создание рейса с инициализацией


Для создания задачи в верхнем меню раздела Задачи нажмите кнопку Создать.

1. Введите название задачи. Рекомендуется в названии задачи для создания рейсов указывать маршрут и время начала рейса. Например, по названию "Москва-Казань 21:00" понятно, что задача создает рейсы по маршруту Москва-Казань, начинающиеся в 21:00.

2. Установите галочку в пункте Активный. 

3. В пункте Выполнять установите в какой(-ие) дни будет:
- выполняться задача, если вы выберите Создание рейса с инициализацией по дате задачи;
- создаваться рейс, если вы выберете Создание рейса с инициализацией по дате рейса.

4. Укажите время выполнения задачи. 

5. В графе Тип задачи из предложенного списка выберите пункт Создание рейса с инициализацией:
- по дате задачи;
- по дате рейса.
Отличие этих типов заключается в том, что при выборе "инициализации по дате задачи" программа будет проверять соответствие всех условий для выполнения задачи, а при выборе "инициализации по дате рейса" программа будет проверять соответствие всех условий для создания рейса.

5.1. Пример задачи "Создание рейса с инициализацией по дате задачи":



По заданным условиям программа ежедневно в 02:00 будет проверять: если сегодня понедельник или четверг (1-й или 4-й день недели соответственно), то сейчас (в 02:00) создается рейс Москва-Казань с отправлением в 18:00 через 28 дней (например, сегодня в четверг 29 августа создастся рейс на четверг 26 сентября). 

При выборе данного типа задачи и периодичности в определенные дни недели нужно тщательно подбирать срок: на сколько дней вперед создать рейс (например, кратные 7).

5.2. Пример задачи "Создание рейса с инициализацией по дате рейса":



По заданным условиям программа ежедневно в 02:00 будет проверять: если через 30 дней будет понедельник или четверг (1-й или 4-й день недели соответственно), то сейчас (в 02:00) создается рейс на 18:00 в понедельник или четверг через 30 дней (например, сегодня 27 августа, а через 30 дней будет четверг 26 сентября, значит рейс создастся на 26 сентября). 

6. Выберите маршрут.

7. Укажите автотранспорт, водителя, экспедитора и заказчика (фрахтователя) рейса. Нет строгой необходимости заполнять эти поля.

8. Укажите количество зарезервированных (забронированных) мест.

9. Укажите тип сбора.

10. Укажите время начала рейса и время начала сбора (под сбором подразумевается сбор пассажиров по городу). Для большинства компаний время рейса и время начала сбора совпадает.

11. Укажите глубину бронирования.

12. Установите необходимые дополнительные настройки:
- Запустить SMS-оповещение за N часов до начала рейса
- Включить авто отправку SMS при создании заявки (стандартное оповещение).  Его можно использовать если вы сразу назначаете транспорт и водителя.
- Включить авто отправку SMS при создании заявки (регистрация заявки). Данный тип автоматического смс-уведомлений может использоваться до назначения ТС и водителя.
- Включить автоматический обзвон
- Публикация на сайте и в мобильных приложениях (а также в кабинете для агента)
- Включить автоматическую рассылку СМС по посылкам
- Не использовать бесплатные поездки.

13. Нажмите ОК.


Задача Завершение (закрытие) рейсов


Данная задача в указанное время проводит проверку, есть ли открытые рейсы, со времени окончания которых прошло заданное количество часов. При обнаружении таких рейсов и при условии, что на рейс назначен транспорт и водитель и зарегистрированы пассажиры с активным статусом (принят, подтвержден, требует перезвонить), задача автоматически изменяет их статус на Завершен.

Для создания задачи в верхнем меню раздела Задачи нажмите кнопку Создать.

1. Введите название задачи. Например, "Завершение рейсов".

2. Установите галочку в пункте Активный. 

3. В пункте Выполнять установите в какой(-ие) дни будет выполняться задача. Как правило, указывается ежедневно.

4. Укажите время выполнения задачи. 

5. В графе Тип задачи из предложенного списка выберите пункт "Автоматическое закрытие рейсов".



6. Установите верхний предел — количество часов, которое должно пройти после окончания рейса (время начала рейса + время в пути).
Например, если верхний предел равен 0, то задача завершит все рейсы, расчетное время окончания которых прошло (даже если прошло 5 минут).
Если верхний предел равен 24, то задача завершит все рейсы, с расчетного времени окончания которых прошло более 24 часов.


Задача Отмена рейсов


Задача по отмене рейсов в указанное время проводит проверку, есть ли открытые рейсы, на которые не зарегистрированы пассажиры с активным статусом (принят, подтвержден, требует перезвонить) и верхний предел которых истек. При обнаружении таких рейсов задача автоматически изменяет их статус на Отменен.

Верхний предел — это промежуток времени в часах от времени начала рейса. Может выражаться как положительным, так и отрицательным значением.
При отрицательном значении верхнего предела отменяются все рейсы, со времени начала которых уже прошло заданное количество часов.
При положительном значении верхнего предела отменяются все рейсы, до времени начала которых осталось меньше, чем заданное количество часов.